会议策划应该注意会议费用大型会议策划方案、参会人员、会议日程、会议议题、会议效果等问题。

　为保证会议的成功，会前必须做好充分的准备：会议顺利与否，关键在于会前的精心策划。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请，以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题（如与会各国代表团的座次安排。会议名称的使用等等）；周密的准备工作可为会议的成功奠定良好的基础。　　从某种意义上说，会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过适当的外交途径，事先同其他国家。特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意见，听取建议，以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、时间、参加的国家等常常是各国讨论、磋商的主要问题。　　可以毫不夸张地说，每一个国际会议都是一个系统工程，只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国，甚至世界各地，调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际会议已属不易。会议中，既要使代表们能开诚布公，畅所欲言，又要使会议在高谈雄辩中保持一致，善始善终，更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份，不是专家教授，便是社会贤达；不是商贾巨富，便是部长大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响，使组织者感到尴尬，使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作，从外事到政法，从文书到翻译，从印刷到电信，从食宿交通到旅游，无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作，层层负责，环环扣紧，才能事竟于成。进行这样的系统工程，如不事先预作周密的策划，而是“跟着感觉走”,走一步看一步，就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是：　　一、有条不紊地进行工作。有了策划，什么时间完成什么，完成到什么程度，由谁来完成，便心中有数，可以避免盲目性和随意性，加强时间观念。　　二、预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防止意外险阻的出现，至少能使人处变不惊，增加工作的主动性。　　三、对各种需要做出估计。兵马未动，粮草先行。国际会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计到各种需要的种类、数量和出现的时间，预做准备，防患于未然。　　国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划，其他与会人士虽不直接从事策划，但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题，也定会有所裨益。　　策划国际会议需要注意：　　一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中，策划的雏形实际上也在形成，只是待筹备进行到一定阶段时，人们要求看到工作设想和实施方案，正式的策划才破茧而出。经验表明，策划宜早不宜迟，原因是需留出讨论、修改和审批的充分时间。　　二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面，需考虑周详，避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来；如时间选择不当，正值寒冬或酷暑，就会使与会者叫苦不迭；如会场未选合适，会议服务跟不上来，就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失，虽不应对策划者求全责备，但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节，避免出现大的闪失。　三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施，必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据，也是掌握进度，调整快慢的准绳。经验证明，掌握以下两个环节是关键：　　（一）会议请柬发出的时间；　　（二）代表抵达和签到的时间。　　会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前，就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪，会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此，如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间，并认真予以执行，其他准备工作便可一一带动。　　四、借助他山之石。对于我们许多人来说，国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限，经验不足，应当求助于国内外的先行者，汲取他们的经验教训，结合本行业、本部门、本会议的特点，加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值，可以借来一阅。有时，“与君一席谈胜读十年书”,也不妨一试。　　这是一个国际会议的注意事项，相对来说，一次小的会议策划做到这样的程度，会议一定能顺利开展。以下附上参考文件地址，希望对你有所帮助。/ztzl/ktx/wszs/201210/t20121002_524981.htm

举办大型国际会议的筹备工作有哪些，要注意什么

大型国际会议策划一般都不简单，自己策划又容易出错，忙了半天，没有效果，钱还花了很多，可以找一个专业的会议策划公司给你提供定制化会议执行方案，从务策划 设备租赁 舞台搭建 灯光调整 视觉设计一站式服务，省时省力，价格也比较合适。

承办方：一． 会前：1． 与会议主办方洽谈2． 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4． 确定方案，签订合同，预付定金。二． 会中1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。三． 会后1． 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。--------------------------------------------------------------------------------------------主办方：跟进细节1、 在会议开始之前做全局性的总体策划，做出会议进程“时间进度表”；2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。3、 如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，与印刷厂商协商处理）。4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。5、 制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。7、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，收取会务费。8、 报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免不必要的麻烦。9、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失。10、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。11、 作好会议期间的协调工作。12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。13、 会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。---------------------------------------------------------------------------------------------需要注意的原则一、 确立明确的目标对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。二、 完善信息的采集与分析信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。三、 追求不断的创新每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。四、 制定周密的计划无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。五、 实施严格的现场管理在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力（参见14条）六、 结束与细致的总结成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。七、 争取优秀，而不是完美无论会议大小与否，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正。八、 了解会议涉及的行业为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。九、 不要为了省小钱而在大事情上糊涂保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己。十、 记住、顾客永远是第一你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的！十一、合理控制预算要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。十二、最大限度地使用技术技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。（技术的运用参看“多媒体会议包装”）十三、清晰而明确的沟通清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？十四、成熟的危机管理针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。十五、提供足够的价值为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。